Laadukas tapahtumatekniikka on halpa vakuutus
Tapahtumien järjestäminen on moniulotteista puuhaa. Tapahtumia on monia, joten niin on tarpeitakin. Kaksi asiaa on kuitenkin selviä: 1) tapahtumilla on aina jokin tavoite ja se halutaan täyttää ja 2) jokaisessa tapahtumassa piilee riski sille, ettei kaikki sujukaan kuin Strömsössä. Sää voi aiheuttaa ongelmia, verkkoyhteys voi katketa tai liiallinen sähkölaitteiden kuormitus voi polttaa sulakkeen – ja sitten ollaankin ilman sähköä. Ei olekaan siis ihme, että tapahtumien järjestäminen voi aiheuttaa stressiä tulevasta sekä lukuisia ”mitä jos…” ajatuksia. Positiivista kuitenkin on, että stressitasoja saa laskettua hyvällä suunnittelulla ja varautumisella. Sitähän varten vakuutuksiakin otetaan: ennakoidaan potentiaalisten ongelmatilanteiden varalle.
Mitä jos… -tilanteet
Kuten sanottu, on normaalia, että tapahtumanjärjestejälle voi tulla useita ”mitä jos..” ajatuksia tapahtumastaan ja silloin niihin kannattaakin. Mutta miten niihin pitäisi sitten reagoida? Vastaus on yksinkertainen: varaudu ongelmatilanteisiin ammattilaisten avulla. Toimitusjohtajamme Janne Kujalan mukaan tapahtumat kannattaa jakaa osa-alueisiin ja määrittää jokaiselle vastuualue.
Kukaan ei kykene hallitsemaan kaikkia tapahtumien osa-alueita. Eikä niin pitäisikään olla. Jokaisen alan ammattilainen tuntee oman tonttinsa käytännön ja teknisen puolen ja voi auttaa välttämään sudenkuopat
Tapahtuman järjestäjälle syntyy suunnitteluvaiheessa useita upeita ja hienoja ideoita ja ajatuksia. Välillä näiden ideoiden riskit ovat kuitenkin pimeän peitossa. Siksi ammattilainen on hyvä pyytää apuun jo hyvissä ajoin.
Kun paras palaute onkin, että palautetta ei tule
Olemme kaikki tottuneet siihen, että negatiivisesti koetuista asioista annetaan palautetta paljon ahkerammin kuin vastaavasti positiivisista. Mitä tunteita halutaan saada aikaan asiakkaissa? Miten kokenut festivaalikävijä muistaisi erityisesti tämän festivaalin?
